Kratek vodič po davčnih blagajnah za nevladne organizacije

 

 

Od 2. januarja 2016 naprej je davčno potrjevanje računov obvezno vsakič, ko je račun plačan z gotovino. Kot plačilo z gotovino se razume tudi plačilo s plačilno ali kreditno kartico (4. točka 1. člena ZDavPR). Če pa bo npr. račun plačan z nakazilom na TRR, njegova davčna potrditev ni potrebna.

Zakon o davčnem potrjevanju računov (ZDavPR) pri tem ne nalaga nobenih novih obveznosti glede tega, kdaj je potrebno izstaviti račun. V primerih, ko vam po zakonu doslej ni bilo treba izdajati računov, jih tudi v prihodnje ne rabite in torej ne potrebujete davčne blagajne.

 

Davčno potrjevanje računa pomeni, da je potrebno določene podatke na računu (kdo ga je izdal, datum izdaje, znesek računa, itd…) posredovati FURS v hrambo in obdelavo. Račun je možno davčno potrditi na dva načina:

 

1.) S t.i. davčno blagajno, kar je lahko računalnik, tablica, pametni telefon ali posebna elektronska naprava. Najenostavnejša davčna blagajna, ki je (zavoljo omejenih možnosti nastavitev) primerna, kadar izstavljamo manj računov, je FURSova brezplačna spletna aplikacija miniBLAGAJNA. Ta omogoča, da preko spletnega brskalnika vpišemo vse podatke o izdanem računu in ga nato natisnemo z vsemi potrebnimi podatki, ki jih dobimo od FURS.

2.) Račun izdamo iz vezane knjige računov in ga v desetih delovnih dneh ročno potrdimo pri FURS prav tako preko spletne aplikacija miniBLAGAJNA. Ta možnost je na voljo samo do konca leta 2017.

                                                                                                                 
Organizacije se tako lahko same odločijo, ali bodo račune že od 2. januarja 2016 naprej izdajale in potrjevale preko davčne blagajne ali pa jih bodo do konca 2017 še naprej izdajale iz vezane knjige računov in jih naknadno ročno potrjevale. Druga rešitev je smiselna za primere, ko izdamo manjše število računov (npr. nekaj na teden ali na dan) in če nam ni potrebno izdati večjega števila računov v zelo kratkem času, kot je npr. prodaja vstopnic pred predstavo ali prodaja pijače na prireditvi.

Možna je tudi kombinacija obeh načinov, pri čemer pa velja pravilo, da v istem poslovnem prostoru (društvena pisarna, stojnica, prodaja na terenu itd.) ne smemo uporabljati obeh načinov hkrati.
 

Nekaj primerov, ki zahtevajo izdajo in davčno potrditev računa

Predvsem gre za primere t.i. odplačnih storitev ali prodaje, kjer je plačilo pogoj za dobavo – če oseba ne plača, ji storitev ali blago ne pripada, niti ga ne more zahtevati. Skratka za vse tisto, kar pri nevladnih organizacijah sodi med opravljanje t.i. pridobitnih dejavnosti, katerih prihodki se obračunavajo pri plačilu davka od dohodkov pravnih oseb. 

Nekaj konkretnih primerov:
 

Društvo organizira športno prireditev, kjer morajo tekmovalci plačati štartnino, ki se pobere v gotovini (npr. neposredno pred tekmovanjem). Ker gre za t.i. odplačno storitev (plačilo je pogoj za sodelovanje na tekmi), je potrebno izdati račun in ga tudi davčno potrditi.

Organizacija organizira športno vadbo za otroke, pri čemer je obvezno plačilo vadnine, ki se pobere enkrat mesečno v gotovini. Ker je vadnina pogoj za udeležbo na vadbi, je potrebno izdati račun in ga tudi davčno potrditi.

Organizacija svojim članom ali drugim osebam prodaja različne izdelke (med, knjige, čestitke, koledarje, oblačila, športno opremo) v svojih prostorih ali kje drugje, pri tem pa kupci plačujejo v gotovini. Ker gre za odplačne dobave, je izdaja računa potrebna, prav tako pa njegova davčna potrditev.

Organizacija ponuja različne storitve, kot so svetovanja, prevozi, pomoč na domu, servis koles in smuči, alternativna zdravljenja, izobraževanja in podobno. Če organizacija za te storitve zaračunava in prejema plačilo v gotovini, je potrebno račun izdati in ga davčno potrditi.

Organizacija organizira izlet, ki ga morajo udeleženci plačati: ker je plačilo pogoj, gre za odplačno dobavo, ki terja izdajo in posledično tudi davčno potrditev računa. Napisano velja za primere, ko je organizacija sama organizator izleta in torej sama iz pobranega denarja tudi poravna stroške prevoznika, vodiča, gostinca itd. (te osebe zato za svoje storitve tudi izdajo račun organizaciji in ne potniku). Če pa organizacija ni sama organizator izleta in npr. samo »operativno« zbere gotovino in jo nato izroči ponudnikom storitev, zato da tega ne počne vsak potnik sam, gre zgolj za način zbiranja in plačevanja, za kar organizaciji računa ni potrebno izstaviti. V tem primeru ponudnik storitve (prevoznik, gostinec, muzej …) ne izda računa organizaciji, temveč ga mora vsakemu potniku (plačniku) in ga tudi davčno potrdi, enako kot če bi mu te osebe plačale individualno.
 

Kako je s članarino?

Pri članarinah je najprej treba ugotoviti, čemu je članarina namenjena, saj je od tega odvisno, ali obstaja obveznost izdaje (in posledično davčne potrditve) računa ali ne. Če pobrano članarino porabimo izključno  za delovanje organizacije (npr. za plačilo stroškov prostora pisarne, elektrike, za plačilo računovodstva, za potne stroške prostovoljcev itd.) in torej ne gre za plačilo neke storitve, ki jo nato nudimo članu, potem zanjo ni potrebno niti izstaviti niti potrditi računa, saj ne gre za dobavo blaga ali storitve proti plačilu. Če pa članarino porabimo zato, da članu nudimo neke storitve ali blago, za katerega morajo drugi, ki niso plačali članarine, posebej plačati, potem je za takšno članarino potrebno izstaviti račun in ga, v primeru plačila z gotovino,  tudi davčno potrditi, saj gre evidentno za odplačno storitev. Tak primer bi npr. bil, kadar člani društvu plačajo članarino, iz te pa se potem financira priprava in pošiljanje društvene revije, društveni izleti, brezplačna ali cenejša udeležba na raznih usposabljanjih ali prireditvi in podobno. V teh primerih se članarina šteje kot plačilo za storitev ali blago. Enako velja, če članu na podlagi članarine pripadajo kakšni popusti - ali pri društvu ali v kakšni drugi trgovini. Če član plača članarino, pa potem storitev ali ugodnosti organizacije ne koristi (npr. se ne udeleži društvenega izleta, ne koristi popusta pri kotizaciji), potem računa za članarino ni potrebno niti izstaviti, niti potrditi, saj do dobava blaga ali storitve sploh ni prišlo.

V primerih, ko je zgolj del članarine porabljen za financiranje opisanih storitev za člane, del članarine pa se porabi za delovanje organizacije, je račun treba izdati in davčno potrditi samo za tisti del članarine, ki predstavlja plačilo za dobavo storitve ali blaga.

Ali na kratko: plačilo članarine ne zahteva izdaje računa, če prejete članarine organizacija ne nameni financiranju storitev ali blaga, ki ga nudi svojim članom, temveč se jo porabi za druge namene. Operativno lahko to npr. dosežemo tako, da pristojni organ sprejme sklep, »da se prejeta članarina porabi za plačilo stroškov delovanja društva: elektrike, prostora, računovodstva« ali »da se prejeta članarina porabi za kritje potnih in drugim materialnih stroškov dela organov in prostovoljcev društva« ali »da se organizacija izleta za uporabnike člane krije iz donatorskih sredstev zavoda« in podobno.

Pristojni organ za sprejem takšnega sklepa določajo akti organizacije. Pri tem ni potrebno, da akti določajo kateri organ je pristojen za odločanje o porabi članarine, temveč zadošča tudi bolj splošna določba, da je organ pristojen za finančno upravljanje ali za upravljanje organizacije. Pri društvih je je to praviloma upravni organ (upravni ali izvršni odbor), pri zavodih direktor, pri ustanovah pa predsednik uprave.

Obveznosti izdaje in potrjevanja računov pri prejemu članarine pojasnjuje tudi FURS v odgovorih na najpogostejša vprašanja o davčnem potrjevanju računov:

 
Primeri, ko računov ni treba niti izdati niti potrditi

Kot smo že rekli, zakon o davčnem potrjevanju računov ne spreminja pravil o tem, kdaj je potrebno izdati račun. Za primere, ko vam ga po zakonu doslej ni bilo potrebno izdati, ga ne rabite niti v prihodnje. Nekaj primerov:

Organizacija na stojnici brezplačno ponuja mimoidočim izdelke, ki so jih pripravili njeni člani (npr. pekovske izdelke, pijačo…): ker gre za podarjanje oz. brezplačno dobavo blaga in tudi nimamo opravka z gotovino, izdaja računa ni potrebna.

Organizacija na stojnici brezplačno ponuja mimoidočim izdelke, ki so jih pripravili njeni člani (npr. pekovske izdelke, pijačo…), pri tem pa v gotovini zbira prostovoljne prispevke: kljub temu, da organizacija prejema gotovino, pri tem ne gre za plačilo za neko blago. Vsak mimoidoči se namreč sam odloči ali bo prispevek dal in koliko, in od tega ni odvisno, ali bo izdelek dobil ali ne. Ker torej plačilo prispevka v tem primeru ni pogoj za dobavo blaga, se računa ne izstavi in torej tudi ne davčno potrjuje.

Društvo organizira srečelov v okviru svoje javne prireditve (npr. na gasilski veselici) in pri prodaji srečk prejema gotovino: v tem primeru gre sicer za odplačno storitev, a računa kljub prejemu gotovine ni treba izdati. Gre za izjemo, saj v primeru prodaje srečk izrecno ni potrebno izstavitvi računa, četudi prejmemo gotovino (drugi odst.Pravilnika o izvajanju Zakona o davku na dodano vrednost), če se pri tem kako drugače zagotovi evidenca o prodanih srečkah (to je o njihovem številu in vrednosti). Ker ni obveznosti izdaje računa, tudi ni davčnega potrjevanja.
 

Včasih je potrebno račun izdati in potrditi takoj, ko prejmemo gotovino, včasih pa ne!

Po zakonu je treba račun izdati in potrditi najkasneje, ko smo plačano blago izročili oz. ko je bila neka storitev v celoti opravljena in plačana. Če smo torej gotovinsko plačilo prejeli, preden je bila plačana storitev v celoti opravljena, računa ne rabimo izdati in potrditi ob prejetju gotovine, ampak šele, ko storitev opravimo (oziroma blago dobavimo). Če pa storitev opravimo, preden je bila plačana, moramo račun izdati in potrditi najkasneje ob gotovinskem plačilu. Enako velja za dobavo blaga. Nekaj primerov:

Društvo organizira športno tekmovanje, kjer pobira štartnino. Če ste (gotovinsko) štartnino pobrali pred začetkom tekme, morate račun izstaviti najkasneje do konca tekme. Iz praktičnih razlogov bo sicer v tem primeru račun lažje izstaviti (in potrditi) že na začetku, ko se prejme gotovina. Oboje je pravilno, saj zakon določa samo skrajni rok izdaje računa in se ga lahko izda tudi prej. 

Pri organizaciji športne vadbe, izobraževanj, izletov ... velja podobno: račun moramo izstaviti in potrditi najkasneje takrat, ko je zadeva zaključena in plačana. Če torej gotovino prejmemo vnaprej, račun izdamo in potrdimo najkasneje ob koncu vadbe, izobraževanja ali izleta. Če pa najprej opravimo storitev in jo šele naknadno zaračunamo, račun izstavimo in potrdimo najkasneje ob prejemu gotovine.

Če torej npr. organiziramo izlet, ki zahteva izdajo in potrditev računa (kar pomeni, da je organizacija sama organizator izleta in s svojem imenu plačuje druge dobavitelje), se račun izstavi in potrdi najkasneje ob koncu izleta, kar bi bilo npr. ob izstopu iz avtobusa. Lahko pa se seveda račun izstavi že prej – npr. takoj, ko prejmemo gotovino.

Za dobavo blaga velja enako - račun moramo izstaviti in potrditi do takrat, ko je blago in dobavljeno in plačano. Pri prodaji na stojnici je to praviloma skoraj istočasno, saj se izdelek izroči takoj, ko se prejme gotovina. Pri prodaji preko spleta je račun potrebno izstavitvi najkasneje ob dobavi izdelka, če je ta plačan z gotovino. Če je bil plačan vnaprej z nakazilom na TRR (predplačilo), potem sicer moramo izstaviti račun, ni pa ga treba davčno potrditi.

Kadar organizacija prejme članarino v gotovini in je ta namenjena določenim posebnim storitvam za člane (in se torej zahteva izdaja in potrditev računa), je račun potrebno izstaviti najkasneje ob uporabi storitve. Kar pomeni, da četudi članarino prejmemo v gotovini januarja, ne rabimo takoj izdati in potrditi računa zanjo, ampak šele npr. decembra, če bo član zanjo šele takrat dobil brezplačno udeležbo na izletu.  Če člana plača članarino, nato pa storitve ne koristi, obvezosti izdaje računa ni.
 

Katere podatke davčne blagajne sporočajo FURS?

Davčne blagajne sporočajo FURS sledeče podatke:

Vsi ti podatki niso razvidni tudi na računu – davčna številka osebe, ki je račun izdala, zaradi varstva osebnih podatkov na računu niti ne sme biti navedena. Lahko pa FURS vse te podatke uporablja za nadzor nad zaposlovanjem in delom na črno (tretji odst. 6. člena ZDavPR).

Pred prvim potrjevanjem računov je potrebno FURS sporočiti še sledeče podatke:

Kaj je vse je potrebno, da lahko začnemo davčno potrjevati račune?

Najprej se je potrebno odločiti, kako bomo račune izdajali: ali preko davčne blagajne (namenske naprave, računalnika s posebno programsko opremo, računalnika z uporabo FURSove aplikacije miniBLAGAJNA, itd.) ali pa jih bomo še naprej pisali na roko iz vezane knjige računov in jih nato kasneje ročno potrdili preko spleta. 

Če bomo uporabljali davčno blagajno, so koraki sledeči:
 

1. Sprejmemo pravilnik v katerem določimo način, kako se bodo v skladu z zakonskimi zahtevami označevali računi pri gotovinskem poslovanju. V ta namen v pravilniku določimo: 

► Podatke o lokacijah, na katerih bomo izdajali račune z davčno blagajno: naslov poslovnega prostora skupaj z oznako katastrske občine, številko stavbe in dela stavbe. Če vseh teh podatkov ne poznamo, jih lahko dobimo na portalu Javni pogled v nepremičnine, tako da vstopimo v evidenco, izberemo »napredno iskanje« in izpolnimo polja »občina«, »ulica« in »hišna številka«. S klikom na gumb »išči« nam bo aplikacija prikazala podatke o katastrski občini, številu stavbe in dela stavbe za izbrani poslovni naslov:

^{(za povečanje kliknite na sliko)}

Če bomo račune izdajali izven poslovnih prostorov (npr. na stojnici, na prostem, v kombiju itd.), lokacijo navedemo samo opisno, kot npr. »službeni kombi«, »kiosk«, »stojnica« in podobno.
Za vsako lokacijo določimo tudi oznako, ki bo vidna na izdanem računu, kot npr. »1«, »2«, »sedez«, »kranj«, »podruznicaMB«, »dunajska2« in podobno. Oznaka ne sme vsebovati presledkov ali šumnikov.
► Oznake davčnih blagajn, to je oznake naprav, s katerimi bomo izdajali in davčno potrjevali račune (računalniki, tablice, pametni telefoni, namenska strojna oprema in podobno), kot npr. »racunaln«, »telefon-joze«, »miha1« in podobno. Oznaka »MB« je pri tem rezervirana za FURS aplikacijo miniBLAGAJANA in je ne uporabljamo za druge primere. Oznaka tudi ne sme vsebovati presledkov ali šumnikov. Oznaka davčne blagajne bo izpisana na izdanem računu. 
► Način dodeljevanja številk izdanim računom, pri čemer mora številka računa vsebovati oznako lokacije, oznako davčne blagajne (naprave) in zaporedno številko (četrti odst. 5. člena ZDavPR). Primer bi npr. bil »podruznicaMB-telefon-001«, ki bi mu sledil »podruznicaMB-telefon-002«, itd. V kolikor imamo več lokacij ali več davčnih blagajn, v pravilniku opredelimo, kako si sledijo zaporedja računov - ali npr. za vsako blagajno posebej ali si računi vseh blagajn sledijo glede na čas izdaje.

2. Preko portala eDavki z obrazcem »DPR-PridobitevDP« oddamo zahtevo za pridobitev digitalnega potrdila za davčno potrjevanje računov. Gre za posebno digitalno potrdilo, saj druga digitalna potrdila, ki jih uporabljamo za eDavke, AJPES ali spletno banko, niso ustrezna.

Čez nekaj minut prejmemo v portalu eDavki v razdelku »Dokumenti prejeti v zadnjem mesecu« nov dokument, ki vsebuje povezavo do digitalnega potrdila. Gesla in digitalno potrdilo shranimo na računalnik, nato pa nanj certifikat še namestimo.

3. Z računalnikom, kjer je nameščen digitalni certifikat, vstopimo v aplikacijo miniBLAGAJNA in v razdelku »Pregled nastavitev« uredimo vse postavke, katerih status še ni urejen:


^{(za povečanje kliknite na sliko)}

To pomeni, da:

► v aplikacijo prenesemo shranjen certifikat in ga s tem registriramo,
► iz pravilnika pod točko 1 vpišemo podatke o lokacijah, kjer bomo izdajali račune z gotovinsko blagajno in njihove oznake,
► iz pravilnika pod točko 1 vpišemo podatke o davčnih blagajnah (napravah) in njihove oznake; če bomo račune izdajali samo s pomočjo osebnega računalnika, na katerega smo namestili namenski digitalni certifikat, z uporabo aplikacije miniBLAGAJANA, ni potrebno tukaj storiti ničesar, saj se je ta že registriral sam z oznako »MB«,
► v aplikacijo vpišemo podatke o osebah, ki bodo izdajale račune (to je, ki bodo upravljale z davčno blagajno) in njhovo oznako, ki bo vidna na računu in
► vpišemo podatke o organizaciji kot izdajatelju računa. Dodamo lahko tudi svoj logotip, ki bo nato viden na računu, če ga bomo tiskali z uporabo miniBLAGAJNE. Velja opozoriti, da se takšen račun lahko natisne samo v formatu A4.

4. Pripravimo obvestilo za kupce, ki mora biti ob izdaji računov na vidnem mestu.

Ko smo vse to naredili, lahko pričnemo z izdajo računov - ali preko računalnika ali druge naprave z aplikacijo miniBLAGAJNA (razdelek »Izdajanje računov«) ali preko namenske naprave.

Po izdaji računa ne pozabimo, da je potrebno kopijo računa tudi shraniti (v elektronski ali papirnati obliki).

Če bomo uporabljali vezano knjigo računov, so koraki sledeči:

1. Sprejmemo pravilnik v katerem določimo način, kako se bodo v skladu z zakonskimi zahtevami označevali računi pri gotovinskem poslovanju. V ta namen v pravilniku določimo:

► Da bomo do določenega datuma (najkasneje do 31. 12. 2017) račune, plačane z gotovino, izdajali iz vezane knjige računov,
► Podatke o lokacijah, na katerih bomo izdajali račune iz vezane knjige računov: naslov poslovnega prostora skupaj z oznako katastrske občine, številko stavbe in dela stavbe. Če vseh teh podatkov ne poznamo, jih lahko dobimo na portalu Javni pogled v nepremičnine, tako da vstopimo v evidenco, izberemo »napredno iskanje« in izpolnimo polja »občina«, »ulica« in »hišna številka«. S klikom na gumb »išči« nam bo aplikacija prikazala podatke o katastrski občini, številu stavbe in dela stavbe za izbran poslovni naslov: 


^{(za povečanje kliknite na sliko)}

Če bomo račune izdajali izven poslovnih prostorov (npr. na stojnici, na prostem, v kombiju, itd.), lokacijo navedemo samo opisno, kot npr. »službeni kombi«, »kiosk«, »stojnica« in podobno.
Za vsako lokacijo določimo tudi oznako, ki bo vidna na izdanem računu, kot npr. »1«, »2«, »sedez«, »kranj«, »podruznica MB«, »dunajska2« in podobno. Oznaka ne sme vsebovati presledkov in šumnikov.

► Način dodeljevanja številk izdanim računom. Primer bi npr. bil »0001«, ki bi mu sledil »0002« ali "VKR1-001", ki bi mu sledil "VKR1-002" in podobno.

 

Vzorec pravilnika o izdajanju računov iz vezane knjige računov najdete spodaj. V kratkem bomo pripravili tudi možnost, da si indivualiziran pravilnik izdelate v CNVOS aplikaciji ePravnik.

2. V prosti prodaji (npr. v knjigarni) kupimo vezano knjigo računov,

3. Kupljeno vezano knjigo računov preko portala eDavki z obrazcem "NF-VKRPotrdilo" potrdimo. S tem sporočimo FURS serijsko številko vezane knjige, ki ji bo uporabljala naša organizacija.

4. Preko portala eDavki z obrazcem »DPR-PridobitevDP« oddamo zahtevo za pridobitev digitalnega potrdila za izvajanje postopka davčnega potrjevanja računov. Gre za posebno digitalno potrdilo, saj druga digitalna potrdila, ki jih uporabljamo za eDavke, AJPES ali spletno banko niso ustrezna. 
Čez nekaj minut prejmemo v portalu eDavki v razdelku »Dokumenti prejeti v zadnjem mesecu« nov dokument, ki vsebuje povezavo do digitalnega potrdila. Gesla in digitalni certifikat shranimo na računalnik, nato pa nanj certifikat še namestimo.

5. Z računalnikom, kjer je nameščen digitalni certifikat, vstopimo v aplikacijo miniBLAGAJNA in v razdelku »Pregled nastavitev« uredimo prvi dve postavki, katerih status še ni urejen:


^{(za povečanje kliknite na sliko)}

To pomeni da:

► v aplikacijo prenesemo shranjen certifikat in ga s tem registriramo in
► iz pravilnika pod točko 1 vpišemo podatke o lokacijah, kjer bomo izdajali račune za gotovinsko blagajno, in njihove oznake.

6. Pripravimo obvestilo za kupce, ki mora biti ob izdaji računov na vidnem mestu.

Ko smo opravili vse zgornje podatke, lahko pričnemo z izdajo računov, in sicer preko vezane knjige računov, ki smo jo prej potrdili (točka 2.)

7. Ko izdamo posamezen račun iz vezane knjige računov, ga moramo v desetih delovnih dneh potrditi preko spletne aplikacije miniBLAGAJNA (razdelek »potrjevanje VKR računov).

Do konca 2017 lahko organizacija račune izdaja in potrjuje tudi na oba načina – z davčno blagajno ali iz vezane knjige računov, a samo v različnih poslovnih prostorih. Uporaba obeh načinov v istem poslovnem prostoru je namreč prepovedana (3. odst. 25. člena ZDavPR). V tem primeru je smiselno izvesti vse zgoraj opisane korake za oba načina, pri čemer lahko vse uredimo v enem samem pravilniku.

* Še več o davčnih blagajnah, pasteh pri njihovi uporabi in konkretnih rešitvah lahko izveste na posebni delavnici UVEDBA DAVČNIH BLAGAJN V NEVLADNIH ORGANIZACIJAH, ki jo organiziramo ta četrtek.

 

Vir: CNVOS