Kratka navodila v zvezi z uporabo vezane knjige računov (VKR)

 

1.      Obvezna uporaba VKR pri gotovinskem poslovanju od 31.1.2015 velja za vsa tista društva, ki nimajo ustrezne programske opreme za izstavljanje računov. Ustrezna programska oprema za izstavljanje računov pomeni tisto prog. opremo, ki onemogoča brisanje, spreminjanje, popravljanje podatkov in omogoča sledljivost podatkov.

 

2.      Kot gotovinsko poslovanje v povezavi z VKR se smatra le prodaja blaga in storitev društev za gotovino. Kadar torej društvo organizira izlet, pohod, srečanje, športno, zabavno prireditev itd. (pridobitna dejavnost) in nastopa kot organizator nekega dogodka ter to svojo storitev svojim članom in nečlanom tudi zaračuna v gotovini, mora OBVEZNO izstaviti račun vsakemu plačniku posebej. Če društvo ne razpolago z zgoraj omenjeno ustrezno programsko opremo za izstavljanje računov, mora izstaviti račun iz VKR.

 

3.      VKR je na prodaj v vseh večjih papirnicah.

 

4.      Preden se VKR začne uporabljati, jo je potrebno OBVEZNO registrirati na FURS-u preko sistema eDavki. Tista društva, ki nimajo sama digitalnih potrdil in ne dostopajo sama na eDavke, imajo pooblaščene računovodske servise za oddajo Obračunov davka od dohodkov pravnih oseb, zato naj prosijo svoje računovodske servise, da v njihovem imenu oddajo registracijo VKR, kar so le trije »kliki« in vnos dveh številk iz spodnjega desnega kota VKR – omenjeni dve številki, ki predstavljata serijsko številko, sta sestavljeni iz 4mestne in 7mestne številke, ki jo je potrebno sporočiti preko eDavkov na FURS.

 

5.      VKR je sestavljena iz 50tih računov v treh kopijah: original dobi plačnik, drugi izvod je za računovodstvo, tretji izvod ostane v VKR in je namenjen morebitni kontroli s strani FURS.

 

6.      VKR se hrani 10 let od dneva izdaje zadnjega računa iz VKR.

 

7.      V primeru, da pride naknadno do odpovedi oz. storna že zaračunane storitve oz. prodaje blaga, se na prvotno izstavljenem računu v VKR ničesar ne popravlja, ampak se pod naslednjo zaporedno številko izstavi dobropis.

 

8.      Računov iz VKR NI POTREBNO izstavljati za nepridobitno dejavnost društev: članarina, prostovoljni prispevki (kadar se ne da/opravi ničesar v zameno), donacije…

 

Prav tako NI POTREBNO izstavljati računov iz VKR kadar  društvo NE organizira izleta oz. nekega dogodka, ampak je organizator izleta turistična agencija, društvo pa je le v vlogi pobiralca denarja/gotovine, ki ga kasneje odvede turistični agenciji, kar računovodsko imenujemo obveznosti iz poslovanja za tuj račun. Tovrstna denarna sredstva so le prilivi in odlivi, ki ne vplivajo na prihodke in odhodke, se pravi se jih ne prikazuje v obračunu davka od dohodka pravnih oseb in ne v poslovnem izidu.

 

Pripravila: Mojca Derganc

Računovodstvo in finance ZDUS